作業効率を劇的に上げる「思考」と「作業」の分離テクニック

作業効率を上げるためには、「考える時間」と「作業する時間」を明確に分けることが不可欠である。

メールの返信文を考えながら入力し、表現に迷って書き直したり、資料の構成を考えながらスライドを作り始め、途中で「これでいいのか」と手が止まったりする経験は誰にでもあるだろう。

このように「考えながら作業する」ことは、脳の限られた処理力を奪い合う「二重課題干渉」を引き起こし、スピードと正確さの低下を招く。

京都大学の研究によれば、これは個人の能力の問題ではなく、脳の仕組みによるものである。

これを防ぎ、仕事が速い人が実践している「分離」の3つの技術についてまとめる。

1.着手前に考える時間をとる

作業を始める前に、最初の5分間を使って考える時間を設けることが重要である。

タスクが発生してすぐにパソコンを開き、手を動かし始めるのではなく、紙などに書き出して方針を固める。

書き出すべき項目は以下のとおりである。

• この仕事のゴールは何か
• どの順番で進めるか
• 何に行き詰まりを感じているか

ゴールと手順が決まることで、作業中に「流れはこれでいいのか」と手が止まる回数が激減し、結果的に早く作業を終えることができる。

2. モードによって場所やツールを変える

考えるときと作業するときで、場所やツールを使い分ける方法である。

ツールに役割を持たせることで、環境が合図となり、脳のモード切り替えがスムーズに行えるようになる。

例えば、「思考を整理するときはノートやホワイトボードを使い、作業するときだけパソコンを開く」といったルールを設ける。

それぞれのツールの利点は以下のようになる。

• 小さなリングノート：手元に常備しやすく、構成を練るのに有効である。
• ホワイトボード：立って書くため集中できるうえ、書くスペースが限られるため本質にたどり着きやすい。

テレワークの場合は、思考の整理を別室のボード上で行うといった工夫も考えられる。

3. 割り込み思考をメモに逃がす

作業中に思い浮かんだ別のタスクや事柄は、すぐにメモに書き出して脳の認知リソースを解放する。

目の前の作業に集中しようとしても、「あのメールの返信を忘れていた」「来週の会議の準備がまだだった」といった思考が頭に残ると、集中が妨げられる。

このような侵入思考を防ぐためには、思い浮かんだ事柄を「何をいつまでにどうする」という具体的な行動とともにメモに書き出す。

• ◯◯さんへの返信：明日9時に送る
• 会議準備：資料の骨子を今日中に1枚だけ作る

これにより、未完了タスクに使われていた脳の認知リソースを解放できる。

タスクが完了したら取り消し線を引くなど、完了・未完了を明確にしておくことも忘れないようにする。

結論

作業効率を上げるための「思考と作業の分離」は、以下の3点に集約される。

• 着手前の5分間でゴールと手順を書き出す
• 思考用のツール（ノートなど）と作業用のツール（パソコン）を使い分ける
• 割り込み思考はすぐに行動とセットでメモに書き出す

これらを実践することで、二重課題干渉を防ぎ、持てる能力を最大限に発揮できるようになる。

よくある質問

「考える時間」と「作業する時間」を分けるとき、考える時間はどのくらい確保すればいいですか？

まずは着手前の5分間から始めるとよい。

ゴールと手順、行き詰まっているポイントを紙に書き出すだけでも、作業中に立ち止まる回数が激減する。

なぜ「考えながら作業する」と効率が落ちるのですか？

ふたつの課題が脳内の限られた共通資源を同時に使おうとして干渉し合う「二重課題干渉」が起こるためである。

これは能力の問題ではなく、脳のしくみによるものである。

作業中にふと思いついたことがある場合、その場で対応すべきですか？

その場では対応せず、すぐにメモへ書き出して元の作業に戻るのがよい。

「記録した」だけでなく次にとる行動まで書き出しておくことで、未完了タスクにまつわる「割り込み思考」を手放せる。

参考資料

• 「思考」と「作業」は分けなさい——仕事が速い人の分離の技術。（STUDY HACKER）